Zarządzanie firmą dzięki systemom ERP: prowadzenie firmy to wiele powiązanych ze sobą zadań, procesów i projektów, które trzeba koordynować i kontrolować na takim poziomie, aby uniknąć strat, zwiększyć sprzedaż i zyski oraz usprawnić komunikację wewnątrz firmy. Gdy dodamy do tego proces sprzedaży produktu lub usługi, ilość zadań i ich złożoność zaczyna wymykać się spod kontroli. W takim przypadku wymagane jest zarządzanie magazynem, wysyłka produktów, fakturowanie i kontrola dostaw.
Jeśli chodzi o firmy, pojawia się kontrola produkcji. Temat ten dotyczy nie tylko sprzedaży wysyłkowej czy internetowej w ramach branży eCommerce, ale każdej formy handlu na większą skalę. Celem każdej firmy w pokrewnej dziedzinie jest płynna koordynacja, aby wszystkie działania w działaniach online lub offline były koordynowane przez system ERP. Jakie możliwości dają dzisiaj tego typu rozwiązania biznesowe, często oparte na sztucznej inteligencji i sieciach neuronowych?
Rozwój i podział systemu ERP
Pierwsze systemy ERP i ich geneza znane są od lat 60. XX wieku. W tamtym czasie nazywano je systemami MRP. Dopiero pod koniec XX wieku pojawiły się systemy oparte na założeniach modelu MRP II, których następcami stały się wspomniane wyżej systemy ERP, będące rozwinięciem modelu MRP II i często stosowane zamiennie w terminologia. Dziś takie nowoczesne systemy wykorzystują model ERP II i zawierają wszystkie elementy, które składają się na poprawny, stabilny i ustrukturyzowany system, pozwalający objąć każdy aspekt Twojej działalności.
Należą do nich następujące obszary: Zarządzanie zasobami ludzkimi, czyli obszar działania działu HR, nawiązywanie relacji z klientami poprzez systemy CRM, obejmujące modele sprzedaży B2B i B2C, w tym pośredników oraz platformy wielosklepowe, pozwalające na integrację wielu platform handlowych. Przykładem takiej platformy jest schemat sprzedaży w modelu sprzedaży bezpośredniej, gdzie wiele sklepów tworzy wspólną sieć handlową, a gospodarka magazynowa jest zarządzana odgórnie, niezależnie od poszczególnych platform. W tym modelu nic nie stoi na przeszkodzie, aby istniały oddzielne, niezależne repozytoria. Dziś systemy ERP mają nieograniczone możliwości rozbudowy o nowe moduły i rozszerzenia, możliwość rozbudowy struktur biznesowych o nowe obszary działalności.
Nowoczesne systemy ERP odpowiadają na zapotrzebowanie rynku
Korzyści płynące z zastosowania systemu do zarządzania firmą są ogromne i ograniczone jedynie finansowo, ponieważ obecny system ERP jest narzędziem, które zazwyczaj można rozbudowywać i modyfikować w zależności od potrzeb za pomocą odpowiednich rozszerzeń lub prac rozwojowych programisty. System tego typu można nazwać „biznesowym systemem operacyjnym” i stanowi jednostkę centralną odpowiedzialną za minimalizację ryzyka niepowodzenia i strat handlowych. Nie są to jednak rozwiązania tanie, a obecne systemy ERP są zazwyczaj wydawane jako usługi chmurowe w modelu SaaS (Software as a Service), zazwyczaj naliczane jednemu użytkownikowi w ramach abonamentu, poprzez cykliczne płatności.
W przypadku zespołów pracowniczych z setkami użytkowników cena wzrośnie tak bardzo, że przytłoczy wiele firm. Istnieją jednak rozwiązania szyte na miarę dla małych firm, które mogą osiągnąć podstawowy zakres funkcjonalności bez ryzyka przekroczenia budżetu na takie usługi internetowe. Obecnie struktura rynku jest złożona i istnieje wiele powiązanych ze sobą schematów, a kilkutysięcznemu zespołowi trudno jest skoordynować wszystkie działania. Tymczasem system ERP wykonuje większość pracy za pracowników, którzy mogą skupić się jedynie na monitorowaniu systemu i reagowaniu na nieprzewidziane zmiany. Dlatego wiele obszarów biznesu nie wyobraża sobie funkcjonowania bez wsparcia systemu ERP.
Zagrożenia i błędy występujące podczas korzystania z systemu ERP
Chociaż systemy ERP oferują tak nieocenione możliwości, jest mało prawdopodobne, aby wystąpiły błędy i pomyłki, nie tylko ze względu na możliwości samych systemów, ale także sposób ich wykorzystania. Jednym z największych zagrożeń jest nadmierne poleganie na takich systemach, nękanie firm nadmierną biurokracją i traktowanie ludzi jak ciągłego zapisu w tabeli, analizującego wyniki. Co więcej, zamiast przyspieszać realizację zadań, obieg dokumentów może znacznie je spowolnić i utrudnić działanie firmy.
Zawsze jest zbyt dużo biurokracji, która ostatecznie paraliżuje firmę. Ponadto użytkownicy takich systemów często nie są w stanie w pełni wykorzystać możliwości oferowanych przez te systemy i są ograniczeni do podstawowych operacji. Dlatego z jednej strony korzystanie z tych systemów powinno być ograniczone do niezbędnego i opłacalnego, ale jednocześnie wykorzystywać wszystkie rozwiązania w szybki i płynny sposób przepływu informacji. W sytuacjach kryzysowych, być może na skutek izolacji lub kwarantanny, systemy wspierające pracę zdalną i koordynujące działania firmy nabierają szczególnego znaczenia i wydają się szczególnie potrzebne i przydatne w obecnych okolicznościach. Aby uniknąć ryzyka niepowodzenia i wyboru niewłaściwego systemu, warto rozważyć wiele opcji i skonsultować się z personelem pomocniczym odpowiedzialnym za wdrożenie takich rozwiązań.
Dobrze więc, aby firmy korzystały z rozwiązań typu ERP, ale zdrowy umiar jest w tej kwestii korzystny i pożądany, a kluczowe decyzje, bez względu na wszystko, zawsze powinny być nadzorowane przez odpowiedzialne osoby, którym nie tylko zależy. dla dobra ludzi, co przekłada się na pozytywne postrzeganie firmy przez klientów, którzy szanują zadowolonych i efektywnych pracowników, a nie pozbawione emocji i pozytywne maszyny. Dlatego jeśli chcesz wdrożyć system ERP w swojej firmie, skontaktuj się z wybranymi przedstawicielami.